اليــة العمـــل :

1- الهدف :- تنظيم وتدقيق البريد وتنظيم مواعيد واجتماعات اللجان والمقابلات .

2- نطاق العمل (المجال) :- مركز بحوث السوق وحماية المستهلك .

3- التعاريف :-

1- القلم السري : (الوارد السري) استلام الوارد السري وختمه بختم الوارد السري

2- (الصادر السري): هو طباعة كتاب سري وختم الكتاب وأعطاءه رقم وتاريخ يتم وضعه في ظرف محتوم ليتم ارساله الى الجهة المعنية وحفظ نسخه منه في ملفة الصادر السري

4- المسؤوليات :- مسؤولة القلم السري

5- طريقة العمل :-

1- الاجراء رقم (1): (مهام وحدة السكرتارية) تدقيق البريد الخارجي وتنظيمه وتقديمه الى السيد المدير تنظيم المواعيد والمقابلات مع السيد المدير بالاضافة الى التنظيم مواعيد اجتماع اللجان الخاصة بالمركز ، طباعة جميع المخاطبات الرسمية الخاصة بالكتب الرسمية أو الخاصة بالسيد المدير ، تنظيم جميع نشاطات المركز وارشفتها وحفظها وبضمنها الندوات والمؤتمرات ، متابعة وتسجيل الكتب الرسمية التي يتطلب الاجابة عليها ، استلام المذكرات الداخلية الخاصة بطلبات المنتسبين وارشفتها وحسب هامش السيد المدير يتم ارسال نسخه الى القسم او الشعبة المعنية لأجراء اللازم مع الاحتفاظ بنسخه في ملفة المذكرات الداخلية ، ترجمة المخاطبات الواردة الينا من اللغة الانكليزية الى اللغة العربية وبالعكس

2- الاجراء رقم (2): (القلم السري) استلام الوارد السري وبعد أطلاع السيد المدير يتم ختم الكتاب بختم الوارد السري وتهيئة الاجابة وطبعها ويتم اعطاء نسخه للقسم او الشعبة المعنية بموضوع الكتاب ، الصادر السري بعد توقيع الكتاب من قبل السيد المدير يتم ختم الكتاب وأعطاءه رقم وتاريخ يتم وضعه في ظرف محتوم ليتم ارساله الى الجهة المعنية مع حفظ نسخه من الكتاب في ملفة الصادر السري.

6- حفظ الوثائق :-

يتم حفظ الصادر السري في اضبارة خاصة والمذكرات الداخلية وملفة لحفظ الندوات والمؤتمرات